Сравнение Business Process Management
и Workload Automation

Эти две технологии автоматизации выглядят очень похоже, но являются разными

В последнее десятилетие слово «автоматизация» стала синонимом удобства. Мы являемся свидетелями того, как автоматизация проникла абсолютно во всех сферы бизнеса.

Компании вкладывают много денег в автоматизацию всех областей своей деятельности, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать трудозатраты и использование прочих ресурсов.

Инструменты автоматизации стали одним из ключевых факторов повышения эффективности работы организаций, благодаря эффективному выполнению рутинных, повторяющихся и стандартизованных операций, и, следовательно, существенному снижению количества ошибок, связанных с человеческим фактором.
Есть множество областей автоматизации, но каждый инструмент решает свою конкретную задачу. Со временем даже очень привычные действия могут превратиться в хаос для сотрудников, если не управлять ими правильно. Крайне важно организовать эти действия таким образом, чтобы результат достигался в ожидаемые сроки, а сотрудники не теряли связи друг с другом и выполняемыми процессами.

В этой статье мы разберемся, что такое решения класса Business Process Management и Workload Automation, в чем между ними разница, и обсудим, почему эти два типа технологий автоматизации кажутся такими похожими.

Будущее автоматизации

Было проведено множество исследований на тему предсказания будущего автоматизации. Gartner опубликовал ежегодный отчет, в котором описывает тренды и их влияние на будущее бизнеса, ИТ и технологий, и одним из ключевых трендов является то, что Gartner называет Hyperautomation, то есть повсеместная автоматизация всего, что можно и имеет смысл автоматизировать.

По предсказаниям Gartner в 2021 году роль ИТ приобретет особенную важность на уровне организации и бизнес будет ждать от ИТ цифровой трансформации, причем ускоренными темпами.
В рамках этой статьи мы затронем технологии автоматизации бизнес-процессов и ИТ-процессов, не затрагивая аспекты специфической автоматизации технических процессов.

Что такое Business Process Management

Business Process Management решения по-русски чаще всего называют также решениями по управлению бизнес-процессами. Под «бизнес-процессом» (workflow) понимается набор рабочих заданий, связанных с функционированием бизнеса, которые выполняются сотрудниками. Эти задания могут быть не привязаны к какой-то определенной команде или роли в организации.

Основная задача решений по автоматизации бизнес-процессов – добавить элемент автоматизации в бизнес-процесс за счет использования программного обеспечения, которое помогает запустить и поддерживать работу последовательности выполняемых заданий.
Основная задача создания и управления подобными workflow – заполнить пробелы и построить четкие связи в процессах согласования. Таким образом мы всегда будем уверены, что взаимодействие или согласование идет по заранее заданному пути и сможем впоследствии отследить каждый этап процесса и его итоги.

Процесс начинается, когда кто-либо заполняет соответствующую форму, и она отправляется через систему на следующий шаг процесса. Задача системы управления бизнес-процессами в том, чтобы убедиться, что согласования проходят в четком соответствии с процессом, все этапы документируются.

Как правило, когда речь идет об управлении бизнес-процессами, речь идет об административных процессах, когда автоматизируется взаимодействие людей (будь то сотрудники, клиенты или контрагенты компании) или подразделений компании друг с другом.

На российском рынке в разных сферах деятельности компании подобный функционал реализуется мировыми грандами вроде SAP, IBM, Microsoft, BMC Software, Salesforce, Pegasystem или российскими компаниями, такими как Terrasoft и ELMA.
Пример
Давайте рассмотрим бизнес-процесс на примере создания счетов в отделе бухгалтерии.

Управление и поддержание актуального состояния счетов — вещи, которые приводят в ужас людей, не связанных со сферой бухгалтерского учета. Однако и для самих бухгалтеров они являются довольно утомительными. Автоматизация сделала огромное количество рутинных, регулярно повторяемых бухгалтерских процессов гораздо проще.

Например, автоматизация может быть использована для проведения платежной операции между платежным шлюзом и бухгалтерскими системами организации. Таким образом, счет будет выставлен автоматически, сразу при оформлении заказа.

Другой отличный пример автоматизации процессов — решение заявок пользователей в Service Desk. Пользователи и клиенты в наше время крайне требовательны к уровню сервиса и своего цифрового опыта, и их ожидания растут год от года. Без решений по автоматизации многие задачи выполнить было бы и вовсе невозможно.

Эффективная автоматизация помогает избавиться от пробелов в коммуникациях и снизить время обработки заявок. Например, когда пользователь заполняет форму на сайте или портале самообслуживания, в системе обработки запросов создается заявка. Ее выполнение отслеживается, заявке назначаются ответственный сотрудник и SLA, и таким образом, и компания, и пользователь могут быть уверены, что заявка будет обработана. Примером подобной системы может служить платформа автоматизации ИТ-процессов от компании BMC Software — Helix ITSM.
Пример
Давайте рассмотрим бизнес-процесс на примере создания счетов в отделе бухгалтерии.

Управление и поддержание актуального состояния счетов — вещи, которые приводят в ужас людей, не связанных со сферой бухгалтерского учета. Однако и для самих бухгалтеров они являются довольно утомительными. Автоматизация сделала огромное количество рутинных, регулярно повторяемых бухгалтерских процессов гораздо проще.

Например, автоматизация может быть использована для проведения платежной операции между платежным шлюзом и бухгалтерскими системами организации. Таким образом, счет будет выставлен автоматически, сразу при оформлении заказа.

Другой отличный пример автоматизации процессов — решение заявок пользователей в Service Desk. Пользователи и клиенты в наше время крайне требовательны к уровню сервиса и своего цифрового опыта, и их ожидания растут год от года. Без решений по автоматизации многие задачи выполнить было бы и вовсе невозможно.

Эффективная автоматизация помогает избавиться от пробелов в коммуникациях и снизить время обработки заявок. Например, когда пользователь заполняет форму на сайте или портале самообслуживания, в системе обработки запросов создается заявка. Ее выполнение отслеживается, заявке назначаются ответственный сотрудник и SLA, и таким образом, и компания, и пользователь могут быть уверены, что заявка будет обработана. Примером подобной системы может служить платформа автоматизации ИТ-процессов от компании BMC Software — Helix ITSM.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Регулирование и стандартизация взаимодействия сотрудников
Процесс получения и обработки запросов на согласование и принятие решений становятся проще, быстрее и прозрачнее. Например, получение подобных согласований стандартным образом, путем отправки email может значительно затянуться, если письмо затеряется, а также в последствии будет крайне сложно отследить хронологию и историю взаимодействия в рамках данного согласования
Повышение эффективности проведения аудитов и проверок
Процесс, реализованный в системе автоматизации, является стандартизованным и заставляет сотрудников следовать правилам. Помимо этого, по ходу процесса может создаваться документация, которую в будущем может потребоваться проверить или использовать в качестве документальных оснований при проведении аудита

(Business Process Management, Workflow Automation)

Автоматизация бизнес-процессов, как мы уже рассмотрели ранее, нацелена на повышение эффективности рутинных ежедневных бизнес-операций средствами соответствующего программного обеспечения.

Некоторые важные преимущества:
Другим подходом к автоматизации, который мы рассмотрим в этой статье, будет Workload Automation, что точнее всего можно охарактеризовать по-русски, как «оркестрация цепочек заданий». Внешне системы оркестрации цепочек заданий очень похожи на системы управления процессами – они тоже оперируют workflow, который также выглядит, как последовательность заданий, соединенных стрелочками и логикой выполнения. Однако, назначение решений класса Workload Automation совершенно другое. Давайте разбираться.
Задачей решений по оркестрации цепочек заданий является запуск и отслеживания выполнения заданий в ИТ-системах. Это подразумевает под собой управление расписанием, порядком запусков (scheduling) и, собственно, исполнение операций в различных ИТ-системах. Использование подобных решений позволяет автоматизировать процессы, в которых задействованы различные ИТ-инструменты и технологии.

Большим преимуществом здесь, так же, как и для решений по автоматизации бизнес-процессов, будет возможность отслеживать и контролировать выполнение заданий. Запуск заданий и переход от одного шага к другому выполняются автоматически, без вовлечения сотрудников. Основной фокус решений оркестрации цепочек заданий в своевременном запуске и отслеживании работы ИТ-процессов, связанных со сбором, передачей и обработкой данных в реальном времени.

Что такое оркестрация цепочек заданий

(Workload Automation)

Подобные цепочки заданий зачастую бывают связаны со взаимодействием различных команд, как находящихся внутри организации, так и снаружи, в том числе в облаке.

Сам процесс управления рабочими нагрузками обязательно использует планировщик заданий (scheduler) – приложение, отвечающее за запуск и выполнение в фоновом режиме заданий в соответствии с заранее заданным расписанием или логикой выполнения процесса. Обычно это те задания, которые выполняются не людьми.

Пользователь нужен только для того, чтобы запустить задание (job) или их последовательность (workflow) на сервере, и тогда задание или процесс берутся в работу. Решения по оркестрации цепочек заданий являются прекрасными инструментами для крупных компаний, поскольку позволяют в очень сжатые сроки объединить в один процесс очень разные системы и решения, как внутренние, так и внешние.

Стоит отметить, что решения класса Workload Automation не выполняют практически никаких операций сами. Неслучайно мы используем в статье название «оркестрация цепочек заданий», ведь подобные оркестраторы занимаются дирижированием другими системами, как дирижер в оркестре. Подобно дирижеру в оркестре, задача платформ Workload Automation состоит в упрощении создания заданий в системах, интеграции и координации выполнения различных заданий в других системах, вовлеченных в единый процесс обработки данных, будь то запрос к базе данных или резервное копирование.
Пример
В качестве пример возьмем решение Control-M от компании BMC Software. Это решение невероятно полезно, когда речь заходит о предоставлении единого взгляда на все происходящие в ИТ-системах регулярные процессы, связанные со сбором и обработкой данных, вне зависимости от того, на каких платформах они проходят, будь то тяжелые корпоративные приложения, работающие в вашем ЦОД, или современные облачные сервисы, построенные на контейнерах. В Control-M есть встроенный функционал аналитики Workflow Insights и веб-портал для пользователей, где они могут создавать и запускать собственные ИТ-процессы.
Пример
В качестве пример возьмем решение Control-M от компании BMC Software. Это решение невероятно полезно, когда речь заходит о предоставлении единого взгляда на все происходящие в ИТ-системах регулярные процессы, связанные со сбором и обработкой данных, вне зависимости от того, на каких платформах они проходят, будь то тяжелые корпоративные приложения, работающие в вашем ЦОД, или современные облачные сервисы, построенные на контейнерах. В Control-M есть встроенный функционал аналитики Workflow Insights и веб-портал для пользователей, где они могут создавать и запускать собственные ИТ-процессы.
Потребность в решениях для автоматизации рабочих нагрузок возникла еще в 60-х, когда расчеты выполнялись на мейнфреймах, а сотрудникам было необходимо загружать в мейнфрейм набор инструкций на перфокартах.
Эти карты загружались пачкой или, как еще говорили, пакетом (batch), отсюда и пошел термин «пакетная обработка данных» или «пакетное задание». Так появились решения для управления пакетной обработкой данных, ставшие впоследствии прародителями платформ оркестрации цепочек заданий.

История инструментов оркестрации цепочек заданий

(Workload Automation)

Преимущества использования решений Workload Automation

Оркестрация цепочек заданий дает огромное преимущество за счет возможности централизованно запускать и отслеживать статус выполнения различных заданий по сбору, передаче и обработке данных. Подобные решения незаменимы, когда несколько процессов обработки данных должны выполняться одновременно в разных системах или в определенной последовательности
В случае выполнения взаимосвязанных заданий, когда задание должно быть выполнено за определенное время или зависит от выполнения других заданий, решение Workload Automation, такое как Control-M, помогает проконтролировать, что сроки и SLA соблюдены и цепочка заданий или процесс будет выполнен в срок
Разнообразие различных операций в ИТ-системах неизбежно влечет за собой постоянно разрастающуюся инфраструктуру. Платформа оркестрации цепочек заданий позволяет упростить и повысить эффективность выполнения процессов, четко соблюсти последовательность шагов. Таким образом, значительно снижается вероятность ошибки, вызванной человеческим фактором
Автоматизация запуска и контроля выполнения заданий сама по себе повышает эффективность, давая сотрудникам возможность меньше времени заниматься рутинными задачами управления процессами и их контроля, и больше — реализацией нового функционала для бизнеса
Решения по оркестрации цепочек заданий имеют широкий набор интеграционных механизмов, что позволяет объединить в одном процессе как задания, выполняемые в самих ИТ-системах (например, БД, ETL или BI система), так и инфраструктурные задачи (например, резервное копирование или создание виртуальной машины или POD)
Оркестрация цепочек заданий дает огромное преимущество за счет возможности централизованно запускать и отслеживать статус выполнения различных заданий по сбору, передаче и обработке данных. Подобные решения незаменимы, когда несколько процессов обработки данных должны выполняться одновременно в разных системах или в определенной последовательности
В случае выполнения взаимосвязанных заданий, когда задание должно быть выполнено за определенное время или зависит от выполнения других заданий, решение Workload Automation, такое как Control-M, помогает проконтролировать, что сроки и SLA соблюдены и цепочка заданий или процесс будет выполнен в срок
Разнообразие различных операций в ИТ-системах неизбежно влечет за собой постоянно разрастающуюся инфраструктуру. Платформа оркестрации цепочек заданий позволяет упростить и повысить эффективность выполнения процессов, четко соблюсти последовательность шагов. Таким образом, значительно снижается вероятность ошибки, вызванной человеческим фактором
Автоматизация запуска и контроля выполнения заданий сама по себе повышает эффективность, давая сотрудникам возможность меньше времени заниматься рутинными задачами управления процессами и их контроля, и больше — реализацией нового функционала для бизнеса
Решения по оркестрации цепочек заданий имеют широкий набор интеграционных механизмов, что позволяет объединить в одном процессе как задания, выполняемые в самих ИТ-системах (например, БД, ETL или BI система), так и инфраструктурные задачи (например, резервное копирование или создание виртуальной машины или POD)
Если решения по автоматизации процессов и по оркестрации цепочек заданий до сих пор кажутся вам чем-то очень похожим, давайте подведем черту и суммируем все, что было освещено в этой статье для обоих типов систем.

Business Process Management vs. Workload Automation

Характеристика
Автоматизация процессов
(Business Process Management)
Оркестрация цепочек заданий
(Workload Automation)
Тип процессов для автоматизации
Бизнес-процессы, проходящие между людьми или бизнес-единицами
Процессы сбора, передачи и обработки данных, происходящие между ИТ-системами
Тип организации
Любая организация, в том числе маленькие компании
Может быть использовано в любой компании, но чаще всего необходимость в подобных решениях появляется в средних и крупных компаниях
Основная задача
Фокус на обработке заявки пользователя, отслеживании статуса, соблюдении порядка согласований и обработки
Фокус на протекании процессов обработки и передачи данных, соблюдении сроков выполнения процессов
Возможности интеграции
Как правило, есть коннекторы, но подходит только для бизнес-систем, где формируются документы и создаются или обрабатываются заявки
Коннекторы или возможности интеграции через API, веб-сервисы, скрипты и команды командной строки. Основной фокус на системах, где создаются, обрабатываются и хранятся данные
Создание процессов
Визуальный конструктор процессов, но для некоторых случаев может понадобиться программирование
Как правило, в решениях типа Apache Airflow необходимо писать код, но продвинутые корпоративные решения типа Control-M имеют визуальный конструктор процессов, хотя также дают возможность разработчикам использовать Job-as-Code и создавать процессы в виде JSON файлов или кода на Python
Пользователи
Сотрудники бизнес-подразделений
Разработчики, сотрудники отделов эксплуатации ИТ, аналитики данных и сотрудники, связанные с корпоративным хранилищем данных
Характеристика
Автоматизация процессов
(Business Process Management)
Оркестрация цепочек заданий
(Workload Automation)
Тип процессов для автоматизации
Бизнес-процессы, проходящие между людьми или бизнес-единицами
Процессы сбора, передачи и обработки данных, происходящие между ИТ-системами
Тип организации
Любая организация, в том числе маленькие компании
Может быть использовано в любой компании, но чаще всего необходимость в подобных решениях появляется в средних и крупных компаниях
Основная задача
Фокус на обработке заявки пользователя, отслеживании статуса, соблюдении порядка согласований и обработки
Фокус на протекании процессов обработки и передачи данных, соблюдении сроков выполнения процессов
Возможности интеграции
Как правило, есть коннекторы, но подходит только для бизнес-систем, где формируются документы и создаются или обрабатываются заявки
Коннекторы или возможности интеграции через API, веб-сервисы, скрипты и команды командной строки. Основной фокус на системах, где создаются, обрабатываются и хранятся данные
Создание процессов
Визуальный конструктор процессов, но для некоторых случаев может понадобиться программирование
Как правило, в решениях типа Apache Airflow необходимо писать код, но продвинутые корпоративные решения типа Control-M имеют визуальный конструктор процессов, хотя также дают возможность разработчикам использовать Job-as-Code и создавать процессы в виде JSON файлов или кода на Python
Пользователи
Сотрудники бизнес-подразделений
Разработчики, сотрудники отделов эксплуатации ИТ, аналитики данных и сотрудники, связанные с корпоративным хранилищем данных
Как мы уже упоминали ранее, эти решения выглядят очень похоже. В обоих случаях речь идет об автоматизации выполнения каких-то заданий, объединенных какой-то логикой, но суть этих заданий, а потому и назначение решений – совершенно разные.

Заключение

В статье мы рассмотрели такие классы решений автоматизации процессов, как Business Process Management и Workload Automation, а также постарались сравнить эти классы решений и подчеркнуть прояснить назначение и достоинства каждого из классов.

Важно подчеркнуть, что поскольку решения имеют различное назначение, одни не заменяют другие, и для повышения эффективности компания может использовать оба класс решений: решения для автоматизации бизнес-процессов – для автоматизации бизнес-задач, взаимодействия сотрудников и клиентов друг с другом, а решения для оркестрации цепочек заданий – для автоматизации регулярно протекающих ИТ-процессов, подразумевающих взаимодействие ИТ-систем, передачу и обработку данных в них, особенно в сильно нагруженных системах и с критичными данными.

В следующих статьях мы подробнее опишем случаи применения решений класса Workload Automation.
Если вы хотите побольше узнать об автоматизации ИТ-процессов организации с помощью технологии Workload Automation, оставьте свои контактные данные, и мы с радостью свяжемся с вами и ответим на все вопросы.
Закажите обратный звонок
Подписаться на новости